广州市白云区档案馆查阅档案文件须知

白云区档案馆查阅档案文件须知

一、开放档案利用办法

我国公民和组织可凭身份证或工作证、介绍信等合法证件，到本馆查阅利用已开放的档案；港澳、台胞和华侨，可凭回乡证或身份证等有效证件到本馆利用开放档案；外国组织和个人出示护照或其它有效证件，由区外事办或与档案馆同级及以上组织介绍，向档案馆申请利用档案，经档案馆分管领导批准，可以利用档案馆开放档案。

二、未开放档案利用办法

（一）单位利用档案馆未开放的档案
1.须持本单位开具的介绍信（介绍信上注明查阅档案内容、查阅人）和查档者的身份证、工作证（以下简称“两证一信”）办理查阅手续；
2.凡利用会议记录和其它带密级的文件，需填写并提交《行政审批事项申请表》，档案馆自受理申请之日起5个工作日内，就是否准予利用档案作出答复。
（二）公民利用档案馆未开放的档案
1.公民利用档案馆未开放的档案，应凭“两证一信”或本人所在街道或镇以上组织的介绍信及本人身份证，到档案馆办理申请手续。
公民利用未开放档案中涉及不宜公开内容的，一般不予提供利用，我馆可代为查阅，并出具“档案情况说明”，列明申请查阅的档案内容和出处，加盖档案馆公章。
2.查阅婚姻档案：持本人身份证或其它有效证件办理；委托他人查找利用的，应持有经公证处公证的委托人授权书及其身份证、被委托人身份证办理。
3.查阅公证档案：单位和个人一般不得直接到档案馆借调和查阅公证档案，需到公证处履行相关借阅手续，由公证处人员出具介绍信、工作证等办理查阅手续。
4.查阅人员档案：查阅白云区委组织部移交进馆的已故人员档案，须经白云区委组织部批准，持组织部开具的介绍信和查档者身份证来馆查阅。查阅其他人员档案须经移交单位批准，持单位介绍信、本人身份证办理查阅手续。
5.因编史修志或党史研究、学术研究利用档案，利用者须持身份证和单位介绍信，并出具经其单位审核证明的本人写作提纲和查阅范围办理查阅手续。
6.公安、检察、司法部门及纪检、监察部门办理案件需要利用档案的，凭单位介绍信及查档人员工作证办理查阅手续。
7.律师及其他诉讼代理人在诉讼过程中，持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件可以查阅与诉讼有关的未开放的档案。
8.外国人、外国组织持来华有效证件，由区外事办或与档案馆同级及以上组织介绍，向档案馆申请利用未开放档案，档案馆应当自受理申请之日起20个工作日内，就是否准予利用档案作出答复。

三、已公开现行文件利用办法

本馆为社会公众提供区直单位1998年以来上级和区五套班子及区直各单位形成的政策性、法规性、公益性已公开的现行文件。中国公民持本人有效证件（介绍信、身份证、工作证、学生证、回乡证等）。外国人持本人有效旅行证件（护照或在华机构工作证明等），在办理登记手续后，即可查阅利用本馆提供的已公开现行文件。

四、档案资料调阅办法

1.为保护档案资料，已经完成数字化处理的档案，应以提供复制件为主，原则上不允许再调用原件。利用者调阅档案原件每次不得超过3卷，每天不超过20卷，必须在指定的阅览区域内查阅。归还档案时，接待人员必须清点，确保档案完整无损。
2.调阅档案时，库房管理人员与查档接待人员之间须分别办理检查、核对、签字确认手续。
3.档案原件一般不外借，如文件形成单位因公务需要外借，应凭单位证明，写明借阅人身份、目的、借阅内容以及借阅期限，经馆长批准后，方可外借，并按期归还。借出和归还时，工作人员须清点档案件数、页数。借出时间不得超过3天，延期要办续借手续。如果特别重要的档案外借，要派本馆专人负责监护，确保档案在途中及使用过程的安全。

五、档案资料复制办法

档案资料的复制主要有打印、复印、刻录、翻拍等形式，为保护档案安全，档案原则上不复制，确需要复制，则按下列要求办理。
1.档案馆对所提供的档案复制件须加盖档案证明章，标明档案出处，具有与档案原件同等的效力。
2.利用者因编史修志和专题研究，需要复制较多的档案，须填写《复制档案申请表》（见附件），标明复制目的和需要复制档案的档号、文件标题、日期、页号、密级，接待人员在对需复制档案内容进行审核后，报分管领导审批。
3.外国组织和个人查阅并复制档案资料，按国家档案局颁布的《外国组织和个人利用我国档案试行办法》办理，并报分管领导审批；
4.属于未解密的涉密档案，按国家《保密法》执行。
5.复制声像档案，需作书面申请，说明利用目的、复制范围及经办人身份证号等有关情况，经分管领导审批。利用者应保证利用的档案内容只限于该次该项目使用，不能用于其他用途，利用声像档案时，须注明“广州市白云区档案局（馆）提供”字样，否则本馆有权依法追究利用者的法律责任。
6.对破损、老化、珍贵的档案，接待人员可拒绝复制。

六、档案资料利用要求

1.利用者必须爱护档案资料，严禁在档案上勾画、圈点、划线、注字、描绘、折叠、污损、涂改；严禁拆页、拆卷、调换或抽取材料，严禁私自将档案携带出馆。未经许可，利用者不得摘录、复制、拍摄档案材料。否则将依据《档案法》第二十四条，追究其法律责任。
2.查阅利用者只能查阅自己借出的档案资料，不得翻阅其他人调阅的档案资料，不得把档案资料带出阅览室。
3.利用者在编写出版或刊登论著时，在不违反国家有关规定的情况下可节引档案内容，但须注明所引用档案材料的出处（即我馆馆名和档号）。利用者全文公布或汇编出版本馆档案，必须征得本馆同意，任何单位和个人不准擅自公布、出版本馆保管的档案。
4.查阅利用者要服从接待人员的安排，在指定的场所阅览。阅览室禁止吸烟、饮食、拍照。
5.注意保持阅览室的整洁、安静，不得大声交谈、喧哗，不得干扰、妨碍他人查阅利用。

七、法律责任

在利用档案中发生下列行为的，由区档案局或有关部门依照档案法律、法规追究当事人的责任：
1.损毁、丢失档案的；
2.擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；
3.涂改、伪造档案的；
4.擅自泄露档案内容的。
八、查阅档案文件时间

逢周一至周四全天（法定节假日除外）；
上午09：00至11：30；下午14：15至17：00。

附：
地址：广州市广园中路238号白云区政府八楼档案馆查阅中心
电话：020-86372821
传真：020-86579464